Gruppenarbeit in iWork: So funktioniert es auf Mac, iPad und iPhone

Was sind freigegebene Dokumente?

Auch bekannt als kooperative Dokumente , das sind gewöhnliche Dokumente, die Sie mit einer der Office-Anwendungen von Apple erstellen. Der Unterschied liegt in der Möglichkeit des Könnens teilen Sie sie mit anderen Menschen , Änderungen in Echtzeit zwischen mehreren Personen vornehmen zu können und diese automatisch widerzuspiegeln. Wenn Sie beruflich oder in der Schule normalerweise mit solchen Dokumenten arbeiten, kann es für Sie sinnvoll sein, diese mit Ihren Kollegen zu verwalten, ohne dass jeder seinen eigenen Weg gehen und dann alles in einem einzigen Dokument zusammenführen muss.

Notwendige Voraussetzungen dafür

Um auf diese freigegebenen Dokumente in einer der iWork-Apps zugreifen zu können, benötigen Sie eine iPhone, iPad oder Mac . Natürlich ist keiner von ihnen gültig, wenn sie nicht eine Mindestanforderung des Betriebssystems erfüllen, wobei die folgenden Modelle zu finden sind:

Kompatible iPhones mit iOS 13.1 und höher:
• iPhone SE (1. und 2. Generation)
• iPhone 6s / 6s Plus
• iPhone 7 / 7 Plus
• iPhone 8/8 Plus
• iPhone X
• iPhone XS/XS max
• iPhone XR
• iPhone 11
• iPhone 11 Pro / 11 Pro Max
• iPhone 12 / 12 mini
• iPhone 12 Pro / 12 Pro Max
Mit iPadOS 13.1 und höher kompatible iPads:
• iPad (5., 6., 7. und 8. Generation)
• iPad mini (4. und 5. Generation)
• iPad Air (3. und 4. Generation)
• iPad Pro (alle Versionen)
Kompatible Macs mit macOS 10.15 Catalina und höher:
• MacBook (2015 und später)
• MacBook Air (2012 und später)
• MacBook Pro (2012 und später)
• iMac (2012 und neuer)
• iMac Pro (2017)
• Mac mini (2012 und später)
• Mac Pro (2013 und höher)

Freigegebene Dokumente ohne Internetverbindung

Es muss gesagt werden, dass eine Internetverbindung erforderlich ist, um Änderungen vorzunehmen und sie widerzuspiegeln sowie die von den übrigen Personen vorgenommenen Änderungen zu sehen. Es spielt keine Rolle, ob es sich um WLAN oder mobile Daten handelt, solange es den Zugriff auf die Dokumente ermöglicht. Natürlich ist es auch möglich, daran zu arbeiten, wenn Sie nicht verbunden sind, obwohl niemand die Änderungen sehen kann. Das Dokument speichert die von Ihnen vorgenommenen Änderungen 30 Tage lang, um sie in iCloud hochzuladen, wenn Sie eine Verbindung haben, und sie den anderen Teilnehmern zu zeigen, aber es wird gelöscht, wenn Sie während dieser Zeit keine Internetverbindung auf dem Gerät hergestellt haben .

So fügen Sie dem Dokument Personen hinzu

Sie können eine andere Person zu einem Pages-, Numbers- oder Keynote-Dokument hinzufügen, indem Sie einfach über den bereitgestellten Link eintreten. Wenn Sie nun derjenige sein möchten, der es freigibt und alle Berechtigungen als Administrator steuert, müssen Sie je nach Gerät, auf dem Sie sich befinden, die unten beschriebenen Schritte ausführen.

Teilen Sie es vom Mac

Als erstes müssen Sie sich mit Ihrer Apple-ID auf Ihrem Mac anmelden und iCloud Drive in Pages, Numbers und Keynote aktiviert haben (Sie können dies unter Systemeinstellungen > Apple-ID > iCloud überprüfen). Sobald Sie diese Prüfung haben, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie teilen möchten.
2. Klicken Sie auf das Collaborate-Symbol, das in der oberen Symbolleiste angezeigt wird.
3. Wählen Sie aus, wie Sie die Datei teilen möchten (Mail, Nachrichten, AirDrop, Link kopieren…).
4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, fügen Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Person oder Personen hinzu, die Sie hinzufügen möchten. Es sollte die Nummer oder E-Mail-Adresse sein, die mit Ihren Apple-IDs verknüpft ist.
5. Wählen Sie aus, wer auf das Dokument zugreifen kann (Personen, die Sie einladen, oder jeder mit dem Link).
6. Legen Sie die Berechtigung fest (lesen und schreiben oder nur lesen).
7. Klicken Sie auf Teilen.
8. Wenn Sie Link kopieren gewählt haben, haben Sie ihn in der Zwischenablage und können ihn teilen.

Über ein iPhone oder iPad

Wie beim Mac ist es wichtig, dass Sie mit Ihrer Apple-ID auf dem Gerät angemeldet sind und die Synchronisierung von Pages, Numbers und/oder Keynote aktiviert haben. Dies kann unter Einstellungen > Ihr Name > iCloud überprüft werden. Um dann Personen zum Dokument hinzuzufügen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zusammenarbeiten“ (sie erscheint oben rechts mit dem Symbol einer Person mit einem „+“).
3. Tippen Sie auf Freigabeoptionen.
4. Legen Sie fest, wen Sie Zugriff haben möchten (Personen, die Sie einladen oder alle, die einen Link haben).
5. Wählen Sie die Berechtigung aus, die Sie erteilen möchten (um Änderungen vornehmen oder einfach lesen zu können).
6. Tippen Sie auf Zurück.
7. Wählen Sie die Methode, mit der Sie die Einladung senden möchten (Nachrichten, E-Mail, Kopieren eines Links, Apps von Drittanbietern...).
8. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, fügen Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse der Person(en) hinzu, für die Sie das Dokument freigeben möchten, solange es mit ihrer Apple-ID verknüpft ist.
9. Wenn Sie Link kopieren gewählt haben, haben Sie bereits den Link zum Dokument als Einladung zur Zusammenarbeit in Ihrer Zwischenablage.

Von anderen Geräten mit iCloud-Web

Obwohl diese Methode darauf ausgelegt ist, Dokumente von Windows- oder Android-Geräten zu teilen, kann dies in Wahrheit auch über Apple-Geräte wie die oben genannten erfolgen, obwohl es am Ende bequemer ist, die oben genannten Methoden zu verwenden. Um diese Einladung über die iCloud-Website durchzuführen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die iCloud-Website und melden Sie sich mit Ihrer Apple-ID und Ihrem Passwort an.
2. Wenn Sie das Dokument erstellen möchten, klicken Sie auf Pages, Keynote oder Numbers, um es zu erstellen. Wenn es bereits erstellt wurde und sich in iCloud Drive befindet, geben Sie diesen Teil ein, suchen Sie den Ordner und öffnen Sie das Dokument.
3. Tippen Sie oben im Dokument auf Zusammenarbeiten.
4. Wählen Sie aus, wie das Dokument geteilt werden soll (Nachrichten, E-Mail, Link kopieren...).
5. Fügen Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Personen hinzu, mit denen Sie es teilen möchten (falls Sie dazu aufgefordert werden). Denken Sie daran, dass diese Informationen mit der Apple-ID übereinstimmen müssen, die von anderen Personen verwendet wird.
6. Wählen Sie aus, ob jeder, der über den Link verfügt, Zugriff auf das Dokument haben soll, oder nur die Personen, mit denen Sie es teilen.
7. Wählen Sie Lese- und Schreibberechtigungen.
8. Tippen Sie auf Teilen.
9. Wenn Sie sich entschieden haben, den Link zu kopieren, haben Sie diesen bereits in Ihrer Zwischenablage.

Lese- und Schreibrechte ändern

In dem Moment, in dem Sie weitere Personen hinzugefügt haben, haben Sie die Berechtigungen bereits festgelegt, aber wenn Sie sie ändern oder einfach überprüfen möchten, ob Sie sie vergessen haben, können Sie dies tun. Dazu müssen Sie die gleichen Schritte ausführen, die wir zum Hinzufügen von Personen angegeben haben, und bis zu dem Punkt gelangen, an dem Sie auf die Schaltfläche 'Zusammenarbeiten' klicken. Daraufhin öffnet sich eine Registerkarte mit den Personen im Dokument, und Sie können die Berechtigungen für jede Person festlegen. Auf diese Weise können mehrere Mitglieder im Dokument vorhanden sein, ohne dass alle identische Berechtigungen haben müssen.

Fügen Sie Passwörter hinzu, um eintreten zu können

Eine Möglichkeit, die Dokumente sicher aufzubewahren, besteht darin, sie mit einem Passwort zu schützen, obwohl Sie dazu die übrigen Teilnehmer benachrichtigen und ihnen das Passwort mitteilen müssen, wenn Sie möchten, dass sie weiterhin teilnehmen. Um dies zu tun, befolgen Sie einfach die folgenden Schritte, je nachdem, welches Gerät Sie verwenden:

Wenn Sie ein iPhone oder iPad verwendenSie müssen das Dokument geöffnet haben, drücken Sie die Schaltfläche, die mit dem Dreipunkt-Symbol angezeigt wird, klicken Sie auf Passwort definieren, schreiben Sie das Passwort und klicken Sie schließlich auf Ok. von einem MacSie müssen zur oberen Symbolleiste gehen, auf Datei und dann auf Passwort definieren klicken. Wenn Sie im iCloud-Web sindSie müssen die Werkzeugschaltfläche (Schraubenschlüsselsymbol) drücken und dann auf Kennwort festlegen klicken, um es festlegen zu können.

Für Passwort ändern oder entfernen später reicht es aus, denselben Weg zu gehen, um ihn zu etablieren.

Behobene Zweifel an dieser Art von Dateien

Sobald Sie wissen, wie Sie diese Art von Dokument freigeben, ist es an der Zeit, einige Zweifel auszuräumen, die Sie möglicherweise daran haben:

Kann man Mitglieder löschen?Ja, wenn Sie zur Schaltfläche Zusammenarbeiten gehen, können Sie Ihren Namen nach links (iPhone und iPad) wischen oder mit der rechten Maustaste klicken (Mac), um die Option zum Entfernen aller Zugriffsberechtigungen zu finden. Kann jemand anderes das Dokument teilen?Nein, nur der Ersteller des Dokuments kann es mit anderen Personen teilen, es sei denn, Sie haben in den Berechtigungen allen Zugriff gewährt, die über den Link verfügen. Kann man sehen, wer an dem Dokument arbeitet?Ja, und es wird oben auf dem Bildschirm neben der Schaltfläche 'Zusammenarbeiten' angezeigt, wo Sie sehen können, wer sich im Dokument befindet. Sie können auch in Echtzeit sehen, welche Änderungen andere vornehmen. Gibt es ein Mitgliederlimit?Obwohl Apple diese Informationen nicht gibt, ist die Wahrheit, dass keine Begrenzung für Mitglieder gefunden wurde, die an demselben iWork-Dokument zusammenarbeiten können. Was ist, wenn ich nicht auf das Dokument zugreifen kann?Nun, entweder hat Sie die Person, die es verwaltet, entfernt, oder Sie müssen die Anwendung aktualisieren, wenn Sie eine sehr alte Version verwenden. Manchmal müssen Sie sogar das gesamte Betriebssystem des Geräts aktualisieren.