Die Dokumentenverwaltung ist bei der Verwendung eines iPhone oder iPad von entscheidender Bedeutung. Die Tatsache, dass alles zentralisiert ist, um arbeiten zu können, ist wirklich wichtig. Der gesamte Verwaltungsprozess kann auf einem iPhone oder iPad mit der nativen Dateien-App durchgeführt werden, die viele relevante Funktionen enthält. In diesem Artikel erzählen wir Ihnen alle Details darüber, was mit dieser App gemacht werden kann.
Dateien, die App zum Verwalten Ihrer Dokumente
Die Anwendung Dateien wird verwendet, um alle Dokumente zu verwalten, die auf dem iPhone oder iPad gespeichert sind. Es beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Verwaltung lokaler Dokumente, sondern ist auch für die Verbindung aller Clouds geeignet, einschließlich der offiziellen Cloud des Apple-Ökosystems, iCloud Drive. Auf diese Weise können sie auf einfache Weise geteilt und nach Ihren Wünschen organisiert werden. Es zeichnet sich auch vor allem durch die Verbindung aus, die es mit allen Teams im Ökosystem hat, sodass das iPhone und das iPad dem Mac oder vielen anderen Geräten überlassen werden. Auf diese Weise ist alles zentralisiert mit dem Ziel, die persönliche und berufliche Produktivität zu verbessern, um bequem arbeiten zu können. Dies ist zwar keine perfekte Anwendung, weit davon entfernt, obwohl sie sich nach und nach mit größeren Integrationen und Tools verbessert, um eine mehr als angemessene und vor allem organisierte Verwaltung haben zu können.
Dokumente einfach teilen
Etwas, das in Dateien auffällt, ist, wie einfach es sein kann, jede Art von Dokument mit anderen Personen zu teilen. Es ist jedoch nicht nur auf separate Dateien beschränkt, sondern kann auch zum Arbeiten im selben Ordner verwendet werden. Dies ist etwas, das in Apples Cloud iCloud Drive verinnerlicht ist und das auch in vielen anderen Cloud-Diensten wie Googles zu sehen ist. Mit einfachem iCloud Mail können Sie Ordner voller Dokumente teilen und die andere Person sieht sie auch in ihrer Dateien-App. So ist das Arbeiten auf iPhone oder iPad mit dieser Anwendung im Alltag mehr als komfortabel.
Obwohl es nicht nur auf Benutzer beschränkt ist, die sich innerhalb des Ökosystems befinden. Dies wird erreicht, indem ein Link generiert wird, der an jeden weitergegeben werden kann, der kein iPhone oder iPad besitzt, damit er dieses Dokument in seinem Besitz haben kann. Es stimmt, dass Sie einen Ordner nicht freigeben können, um die darin enthaltenen Dokumente zu bearbeiten, aber Sie können zulassen, dass sie heruntergeladen werden.
Verbinden Sie alle Ihre Clouds an einem Ort
In Dateien sind sie, wie wir bereits kommentiert haben, nicht nur auf die Verwaltung von iCloud Drive-Dateien beschränkt. Sie können auch Google Drive und sogar Outlook synchronisieren. All dies wird durch die Konten erreicht, die Sie mit Ihrem iPhone verknüpft haben und die automatisch erkannt werden. Sie müssen es einfach innerhalb der Anwendung aktivieren, damit Sie Zugriff auf Cloud-Dienste haben. Dies ist wirklich wichtig, um die Dateien herunterladen und bearbeiten oder sogar in den internen Speicher des Geräts exportieren zu können, um mit ihnen arbeiten zu können.
Hinzu kommt auch die Möglichkeit, sich mit verschiedenen Servern zu verbinden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise auf Firmenserver zugreifen, auf denen interne Daten gespeichert sind, und Sie können beispielsweise sogar auf ein NAS zugreifen. Das macht es viel bequemer, überall auf alle Daten zuzugreifen, die Sie gespeichert haben. Auf diese Weise wird die Nutzung unterschiedlicher Anwendungen stark vereinfacht, da alles in einer einzigen konzentriert ist.
Organisieren Sie bequem alle Ihre Dateien
Erstellen Sie Ordner und geben Sie ein, was Sie wollen
Um alle Ihre Dateien zu organisieren, können Sie mit der Anwendung auf sehr einfache Weise Ordner erstellen. Bei der Einführung von Dateien wird das Versenden natürlich kompliziert, aber Sie können immer zwischen den verschiedenen verfügbaren Optionen wählen, z. B. den Namen ändern oder Informationen einholen. Auf diese Weise können Sie die Informationen im Ordner jederzeit bearbeiten. Der Name ist wichtig, da Sie in der iPhone-Suchmaschine jederzeit nach diesem Ordner suchen können, um schnell darauf zuzugreifen. Dasselbe gilt für eine bestimmte Datei, die umbenannt werden kann, indem Sie einfach das Element gedrückt halten, um das Dropdown-Menü aufzurufen.
Unter diesen Optionen sind neben der Möglichkeit, einen Ordner oder eine Datei umzubenennen, auch viele andere Optionen enthalten. Darunter sticht beispielsweise die Möglichkeit hervor, es zu duplizieren, zu verschieben, die Schnellansicht zu öffnen oder es zu komprimieren. Letzteres ist sehr wichtig, da Sie jeden Ordner oder jede Datei, die genug MB wiegt, in einer .zip-Datei versenden können, um das Versenden per E-Mail oder auf andere elektronische Weise zu erleichtern. Auf eine zusätzliche Weise, wie könnte es anders sein, können Sie die Dekomprimierung auch in der Dateianwendung selbst durchführen.
Organisation in Etiketten
Um alles organisiert zu haben und schnell zu finden, können sowohl Dokumente als auch Ordner beschriftet werden. Wenn es sich bei einer Reihe von Dateien beispielsweise ausschließlich um Rechnungen handelt, können sie auf diese Weise kategorisiert werden, um sie alle unter demselben Label zu gruppieren. Diese sind unbegrenzt und können auch durch verschiedene vollständig anpassbare Farben klassifiziert werden. Auf diese Weise gibt es auf dem Hauptbildschirm Dateien einen Abschnitt, der allen Labels gewidmet ist, die Sie standardmäßig konfiguriert haben. Durch Anklicken gelangen Sie zu allen Dokumenten oder Ordnern, die Sie auf diese Weise beschriftet haben. Ohne Zweifel ist es eine der besten Möglichkeiten, alles organisiert zu haben. Dies wird einfach erreicht, indem das Dropdown-Menü geöffnet wird, das wir zuvor kommentiert haben, um auf den Abschnitt „Etiketten“ zu klicken, um ihn zu klassifizieren.
Sofort scannen und in Dateien speichern
Manchmal kann das Speichern eines physischen Dokuments in der Dateien-App schwierig sein. Sie müssen eine andere externe Anwendung verwenden, aber Files verfügt über einen integrierten nativen Scanner. In dem Moment, in dem Sie darauf drücken, öffnet sich die Kamera, um das spezifische Dokument zu erfassen, und es wird automatisch in der Anwendung archiviert, steht in dem gewünschten Ordner zur Verfügung und steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.
integrierter Editor
Die Dateien-App verfügt über einen kleinen integrierten Editor, mit dem Sie verschiedene Aufgaben auf einfache Weise ausführen können. Obwohl es Ihnen nicht erlaubt, den Text vor Ort zu ändern, müssen Sie auf andere Anwendungen zurückgreifen, aber es ist möglich, verschiedene Anmerkungen zu machen. Beim Zugriff auf eine bestimmte Datei, z. B. ein PDF, sehen Sie oben rechts einen kleinen Stift. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in den Anmerkungsmodus, um einen bestimmten Teil hervorzuheben oder einen Teil des Textes auf verschiedene Weise anzugeben. Beim Speichern wird das Dokument mit all diesen Änderungen modifiziert. Das Ziel dabei ist, es mit diesen Anmerkungen zu senden, damit die Person, die es erhält, alles sehen kann, was Sie übertragen möchten.
Interne Speicherverwaltung
Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Dateianwendung nicht nur auf die Dateien beschränkt, die sich in der Cloud befinden. Sie können auch alle Informationen verwalten, die sich im internen Speicher des iPad oder iPhone befinden. Diese Fälle sind sehr wichtig, da keine Art von Internetverbindung erforderlich ist, um arbeiten zu können, ideal für viele Situationen. Daten können schnell aus der Cloud in diesen Speicher exportiert werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass alle Downloads, die Sie in Safari vornehmen, in diesem internen Speicher gespeichert werden. Auf diese Weise ist der Zugriff vollständig gewährleistet.
